Документооборот, типы, характеристики.

Кровеносной системой в деятельности предприятия, безусловно является документооборот.

Поэтому, без ее нормального функционирования, практически все направления деятельности будут хромать.

Важность организованного движения документов, безусловно сложно переоценить

Цель документооборота прежде всего, систематизация движения документов

Типы документооборота

На сегодняшний день существует три типа документооборота:

• бумажный
• электронный
• смешанный

У каждого из перечисленных, существуют свои плюсы и минусы. Но результат у них один, организованный документооборот.

Далее разберем их преимущества и недостатки. Так же определим возможно оптимальный.

Бумажный документооборот

Количество операций при таком типе, от регистрации документа и его прохождении, в конечном счете, приближается к десятку.

При этом, затрачиваемое время на каждую операцию, может измеряться как минутами, так и часами, а в отдельных случаях и днями.

Это в конечном счете, сказывается на качестве ответной реакции компании на входящую информацию. И нередко, выливается еще и в финансовые потери. Все конечно зависит, от сферы деятельности.

Более того, надо понимать, что этот процесс еще и подразумевает высокую исполнительскую дисциплину сотрудников. Что встречается крайне редко.

Плюсы и минусы бумажного документооборота

Плюсы:

• достигается цель — порядок в прохождении документов 
• проверенные временем алгоритмы

Минусы:

• затрачиваемое время
• финансовые издержки, связанные с печатью документов и ксерокопий

В ситуации безальтернативной, по поводу затрачиваемого времени, можно было бы и не говорить. Ведь вопрос документооборота решается и это главное.

Но альтернатива есть и по этой причине, затрачиваемое время является слабой стороной бумажного документооборота. 

Электронный документооборот

При электронном документообороте, количество операций не сильно меньше. Но они в разы ужаты по времени.

Практически 90% операций, делаются с компьютера и бегать никуда не нужно. 

Из своего опыта скажу:

как только я начал утверждать и расписывать документы электронным способом, количество времени на эту процедуру сократилось.

И произошло это по нескольким причинам:

1. Не нужно забирать/отдавать документы

2. Документы на утверждение поступают по мере готовности, а не по мере накопления, как было раньше

3. Поработать с документами я мог, и не находясь в офисе. Таким образом, не накапливал себе работу по возвращении

Кроме того, не нужно забывать про оперативность обработки документов. Что для некоторых компаний это крайне важно

Плюсы и минусы электронного документооборота

Плюсы:

• достигается цель — порядок в прохождении документов
• нет расходов связанных с печатью документов и ксерокопий
• повышается исполнительская дисциплина сотрудников, посредством автоматизированного контроля сроков
• минимальный расход времени на обработку документов

Минусы, вот тут можно порассуждать о том, что:

• необходимо купить каждому работнику компьютер
• обучить сотрудников работе с программой
• возможная потеря информации, в связи со сбоем в работе программы

Ответы по порядку:

• как правило, сложно найти компанию, в которой офис не был бы так или иначе оборудован компьютерами. Разве что в производственной сфере, компьютеризация не 100%. Да и то, я знаю компании, где слесаря работают с компьютерами.
• в обучении нет ничего сложного, тут работает один принцип, осознанно принятое решение руководством. Если это решение есть, то и результат будет. А если руководство на это смотрит как на эксперимент, да еще и сомневается, точно ничего не получится.
• по поводу рисков потери информации могу лишь сказать, что произойти может что угодно и с чем угодно, в том числе и с бумажными документами. Однако в случае электронного документооборота у вас бумажные оригиналы всегда в наличии, если что. 

Смешанный документооборот

Смешанный тип подразумевает симбиоз бумажного и электронного документооборота.

Процент смешения может быть разный 50/50; 20/80 и так далее. Зависит он от ряда причин:

• руководства
• сотрудников
• технической укомплектованностью
• производственной необходимостью
• особенностью деятельности организации

Плюсы и минусы смешанного документооборота

Плюсы:

• достигается цель — порядок в прохождении документов
• нет расходов связанных с печатью документов и ксерокопий
• повышается исполнительская дисциплина сотрудников, посредством автоматизированного контроля сроков
• минимальный расход времени на обработку документов

Как мы видим плюсы идентичны электронному документообороту, однако их наличие зависит от процента смешения типов.

Регистрировать можно электронно, но при этом делать ксерокопии и вручную разносить сотрудникам. В этом случае, расходы на печать у вас сохранятся, да и скорость передачи не увеличится.

Минусы:

Тут ситуация аналогичная плюсам, сложно прописать однозначные минусы, не зная насколько смешаны стили документооборота.

Чем больше процент бумажного, тем больше будет минусов от бумажного документооборота.

И наоборот, чем больше процент электронного, тем следовательно, больше нюансов связанных с этим типом документооборота.

Однако, разобрав минусы электронного документооборота, в результате, не такие уж они и минусы ?

Что лучше?

На сегодняшний день, бумажный документооборот в организациях встречается чаще чем электронный. Возможно обусловлено это прежде всего поколением руководителей, стоящих у руля компаний.

И вопрос не в возрасте а в мышлении. Есть поколение традиционного мышления управления организацией, а есть цифровое.

Это ни хорошо и ни плохо.

Просто от типа мышления, зависит и реализация рабочих процессов, в том числе и документооборота

Однако электронный способ, ну или хотя бы смешение типов 90/10 (электронный/бумажный), позволяет сделать это гораздо быстрее, иными словами, своевременно.

Поскольку время прохождения информации существенно ниже, чем в бумажном виде.

В конечном счете, каждая организация решает сама, как оптимальней настроить документооборот. И каким бы способом он не был реализован, прежде всего, необходимо контролировать исполнение утвержденных процедур прохождения информации.

В системе управления Overport, реализована возможность настройки электронного документооборота и контроля, просто и доступно.