Информационное поле организации.

То невидимое, что заставляет весь механизм компании работать, это и есть информационное поле.

Другими словами, это пространство информационного взаимодействия между структурными подразделениями.

От того насколько оно настроено, всецело зависит скорость и качество (отсутствие искажений) прохождения информации.

Является важнейшим элементом деятельности организации. Пренебрежение им, в значительной степени влияет на результат в целом. 

Из чего состоит информационное поле.

Состоит из информационных потоков внешних и внутренних.

Внешний поток — это вся информация, поступающая в компанию из вне. 

Внутренний поток — информационный обмен внутри компании.

И включает все инструменты информационного обмена:

• переписка
• новости организации
• задачи, поручения
• контроль исполнения
• чаты

этот перечень несомненно можно продолжать, в зависимости от сферы деятельности и структуры предприятия.

Какие есть сложности

Можно допустим, передать устное распоряжение руководителя до исполнителя без искажений, но несвоевременно. Можно быстро, но не точно.

Бывает конечно, когда и быстро, и точно.

Но для этого безусловно, все сотрудники должны быть сплошь образцы понятливости и исполнительности. А это крайне редко встречается.

Прежде всего, отдельное внимания стоит обратить на «как понял», это краеугольный камень будущего результата. Конечно же многое зависит от того, как донес или передал. 

В крупных организациях, информация как правило проходит через несколько человек, пока дойдет до конечного исполнителя.

Примечательно, чем больше людей в цепочке передачи информации, тем в коночном счете выше риск её искажения, а то и вовсе потери.

Соответственно на каждом уровне прохождения, необходимо убедиться, что искажения отсутствуют.

Решить это практически, крайне сложно.

Поскольку каждый в цепочке передачи, вносит хоть и небольшую, но свою лепту в смысл поручения.

Что дает настроенное информационное поле

Зачастую, решающую роль в происходящих сбоях прохождения информации, играет отсутствие реализуемой модели единого информационного поля. А так же разобщенность инструментов коммуникаций. 

То есть у них нет общей рабочей платформы:

• переписка может вестись с помощью электронной почты
• новости организации размещаться на стенде
• задачи и поручения выдаваться устно, или в лучшем случае на бумаге
• контроль исполнения осуществляться по наитию, или хотя бы с помощью записей блокнота
• чаты автоматом превращаются в череду совещаний

Правильно настроенное информационное поле, безусловно позволяет избежать подобных болячек.

Тем самым, существенно увеличить скорость доставки информации без искажений:

• быть всегда в курсе событий. Представьте, что любая необходимая информация рядом с вами, стоит только руку протянуть
• удаленные подразделения, в информационном смысле, таковыми больше не будут, поскольку скорость обмена информацией это секунды. А этот фактор несомненно очень сильно влияет на исполнительность сотрудников, он их если хотите бодрит.
• сокращение количества совещаний и как следствие экономия рабочего времени. Пользуясь тематическими чатами, нет необходимости лишний раз собираться на совещания

Как настроить информационное поле?

Предлагаю действия из 7 пунктов

1. Принять решение.

Почти любое изменение в организации начинается с принятия решения. Для кого-то это покажется не обязательным, чтобы об этом говорить, но, решение должно быть ОСОЗНАННЫМ.

Это означает прежде всего, что никакие бойкоты сотрудников или другие сложности не изменять Ваше решение.  

2. Отказаться от каких-либо устных задач и распоряжений.

На самом деле это правило исключительно для руководителей. Большинство из них не любят формальностей, кинул на бегу задание и ОК.

В итоге, чаще всего, результат выходит не тот который ожидался.

Поверьте, отказаться от устных задач и распоряжений, это реально. Достаточно лишь напоминать себе об этом правиле.

3. Выбрать модель реализации.

Возможно, это будет традиционный способ-бумажный, или продвинутый-электронный.

На самом деле, вариантов реализации гораздо больше.

Безусловно вы сами можете придумать свой вариант и успешно его реализовать, только на это уйдет гораздо больше времени.

4. Протестировать модель на узком круге сотрудников, с обязательной фиксацией недочетов и последующим устранением.

Тестирование как минимум, позволит избежать крупных ошибок.

5. Прописать и утвердить понятные правила информационного взаимодействия.

Например, приказ по организации.

6. Приступить к реализации

7. Периодически проверять соответствие работы сотрудников изданному приказу информационного взаимодействия.

Это могут быть совещания, на которых прежде всего, обсуждаются результаты с необходимыми корректировками, или контрольные проверки.

Личный опыт по настройке информационного поля организации

Возглавляя предприятие:

• с численностью сотрудников за пятьсот человек

• имея с два десятка структурных подразделений

• подразделения территориально удаленные от головного офиса

Учитывая такие вводные, решение о создании единого информационного пространства было у меня более чем осознанным.

Принимая во внимание, что я сторонник цифровых методов улучшений рабочих процессов, выбор конечно же пал на электронную модель реализации.

А именно систему управления Overport.

Реализация

Я собрал сотрудников, прежде всего тех, которые по моему мнению будут работать в системе. Сообщил им прежде всего, что мы настраиваем новый механизм коммуникации в организации.

Что это коснется:

• служебной переписки
• новостей организации
• задач, поручений
• контроля исполнения
• документооборота
• обсуждений и т.д.

Объяснил им конечно, что связанно это в первую очередь с тем, чтобы руководство видело их работу.

И что это не для контроля за ними, а прежде всего для недопущения невнятных ситуаций.

Например при которых, руководитель настаивает на том, что выдавал задание, в то время как вы, слыхом о нем не слыхивали. 

А так, все в системе зафиксировано и всегда можно поднять переписку при необходимости. 

Так же, сообщил и о том, что программа у них должна быть всегда включена. Реагировать должны на сообщения или поставленные задачи, как минимум в течение рабочего дня.

Дал три месяца на привыкание без последствий, если кто-то забудет вовремя отписаться по какому-либо вопросу. 

То есть объяснил:

• что это
• для чего
• как пользоваться
• что будет за нарушение 

Самое главное, это безусловно то, что я сам начал писать сообщения и ставить задачи сотрудникам. При этом, постоянно отслеживая прочитано ли сообщение и есть ли реакция на поставленную задачу.

Если таковых не имелось, сразу же лично напоминал работнику проверить систему на предмет поступившей информации.

Как и обещал, в течение трех месяцев меры взыскания я не применял. В конечном счете, большинство сотрудников научились пользоваться системой.

Далее был издан приказ о том, что система управления Overport, является информационным ресурсом предприятия. Соответственно вся деловая переписка должна вестись в ней. 

Помимо этого, указал, что руководители подразделений несут персональную ответственность за неисполнение данного распоряжения.

Результат

С тех пор прошло пять лет и работать в программе для сотрудников, это так же нормально, как и в принципе ходить на работу. 

Как видно из примера, все решаемо. Цифровизация способна существенно улучшить различные сферы деятельности организации. 

Однако не нужно и забывать о том, что программа сама по себе ничего не дает. Прежде всего результат получается только при участии человека.

Симбиоза программы и человека. 

Подключайте Overport и убедитесь сами!