Система управления организацией, прежде всего, это набор механизмов, инструментов, связанных друг с другом и позволяющих влиять на объект управления с целью достижения конкретного результата.
Прежде всего, само слово «система» подразумевает целостность различных элементов, поэтому логично, если мы дадим такое определение.
Безусловно в данном случае, под объектом управления мы подразумеваем организацию, группу людей, объединенных общей целью.
Любой компании, фирме, предприятию, необходимы настроенные процессы управления, чтобы винтики и гаечки работали без сбоев и результат радовал. В противном случае организацию и ее сотрудников в конечном счете, не ожидает ничего хорошего.
Инструменты системы управления организацией
Исходя из важности настроенной системы управления, прежде всего, необходимо определиться с её инструментами.
Поэтому, я бы выделил восемь основных инструментов системы управления:
1. Делопроизводство
2. Документооборот
3. Информационное поле (информационные потоки)
4. Алгоритмы постановки задач и контроля исполнения
5. Планирование
6. Статистика и аналитика (управленческие)
7. Управление персоналом (кадры)
8. Финансы (бухгалтерия)
Примечательно, если провести исследование, какие инструменты системы управления настроены в российских компаниях, думаю, результат будет таким:
- у 50% организаций настроены инструменты под номером 8 и 7
- у 40% инструменты 1,2,7,8
- в лучшем случае у 10% настроены все инструменты
А теперь оцените объективно, все ли перечисленные инструменты настроены у вас в организации?
Для чего нужна система управления организацией
Почему в большинстве организаций, настроена только одна треть инструментов? Ведь, казалось бы, все перечисленные важны в жизни организации.
Да все очень просто, потому что как правило, в первую очередь настраиваются процессы, последствия от которых не заставят себя долго ждать:
- если вы не настроите бухгалтерию, то получите претензии от налоговой
- не настроите кадры, получите проблему от трудовой инспекции
- проигнорируете делопроизводство и документооборот, в лучшем случае вашу компанию сочтут за неорганизованную, в худшем пропустите важную входящую информацию или получите административный штраф.
А вот по поводу не организованных инструментов, таких как:
- информационного поля,
- постановки задач
- статистики и аналитики
- планирования
безусловно, вам придется иметь дело только с собой и с результатами деятельности вашей организации. И в этом случае мы, как всегда, полагаемся на свою голову, мол я и так все знаю, умею и помню кому что сказал, поручил. Но ведь частенько как раз это нас и подводит.
Уровень эффективности сотрудников, в конечном счете, ровно, как и результат работы компании не повышается, в лучшем случае остается неизменным, в худшем, ну вы и так догадываетесь…
В результате, это влияет на качество ваших товаров, услуг и как следствие на финансовую стабильность организации.
Как было сказано выше, система управления состоит из разных элементов, влияющих на деятельность организации.
И чем большее их количество настроено, тем успешнее себя чувствует организация на рынке.
Прежде всего, настроенный элемент системы управления, создает порядок, экономит ресурсы, дает больший результат в отличие от не настроенного.
Более того, никто не будет спорить с тем, что в бухгалтерии нужен порядок. Как только наступает хаос в финансах, жди беды.
Исходя из вышесказанного, система управления организацией, безусловно, является ключевой в настройке её деятельности.
Как настроить систему управления?
Хорошая новость в том, что для этого не требуются сверх усилия или большие затраты, тем более, что часть элементов этой системы (кадры и бухгалтерия) и так уже настроены и работают. Остается только уделить внимание оставшимся.
Для достижения этой цели можно пойти двумя путями:
А) Настроить все самому из подручных средств. Используя для информационного поля какой-нибудь мессенджер, для постановки задач, блокнот, статистику собирать из разных источников и сводить в экселе.
Несомненным плюсом этого пути является фактическое отсутствие каких-либо финансовых затрат.
Но мы должны учитывать при этом и недостатки:
- используются различные инструменты, как правило не связанные между собой, что при практическом применении неудобно
- на настройку алгоритмов уходит большое количество времени
- на внедрение требуется так же много времени, так как сотрудники должны освоить каждый инструмент в отдельности
- так же потребуется время для тестирования и исправления ошибок
Как видно из недостатков, на все потребуется немалое количество времени и что немаловажно нервов. А время, безусловно — это самое ценное, что у нас есть.
Б) Воспользоваться специализированной программой, у которой прежде всего, есть все недостающие вам элементы.
Из плюсов прежде всего, стоит отметить:
- единый инструмент, удобен в применении
- используются испытанные алгоритмы
- на внедрение не потребуется много времени
- техподдержка специалистов
Из минусов, пожалуй, стоит отметить необходимость платы за подобные программы. Но на рынке их достаточное количество, чтобы выбрать себе по карману. Тем более, что при использовании они действительно окупаются.
С чего начать
Одной из таких программ является система управления Overport, она также, позволяет настроить такие инструменты системы управления как:
1. Делопроизводство
2. Документооборот
3. Информационное поле (информационные потоки)
4. Алгоритмы постановки задач и контроля исполнения
5. Статистика и аналитика (управленческие)
6. Планирование
Безусловно, кто-то, прочитав статью скажет, ну и зачем мне заморачиваться и так все неплохо. И да, в конечном счете вам решать, заморачиваться или нет.
Но только используя проверенные методы, вы можете на них положиться и улучшить показатели деятельности организации, что прежде всего, отразится на её финансовом результате.
Откройте для себя систему управления Overport!