Статистика и анализ бизнес-процессов

Статистика и анализ бизнес-процессов, это как правило, сухие цифры, они порой бывают очень убедительны и помогают своевременно принять необходимые решения. 

Но судя по опыту, многие никогда не задумывались об использовании этих инструментов в своей работе.

Хотя, по сути, мы ежедневно, что-то анализируем, сопоставляем и это происходит как-то само собой, я бы сказал бессистемно, но системно этим пользуются немногие.

Наверное, это происходит потому, что еще в школе, математика мало кому нравилась и бытовало такое мнение, что все это в жизни вряд ли пригодится, так зачем утруждаться. Вот и во взрослой жизни, мы по-прежнему не утруждаем себя цифрами.

Хотя, научившись сопоставлять данные, у вас будет на вооружении такая упрямая вещь как факты. С помощью которых можно убедить кого угодно, в чем угодно и даже себя.

Для чего нужна статистика

Для получения таких фактов, необходимо тщательно продумать что вы хотите знать и для чего. Какие данные для этого потребуются, какие инструменты будут нужны, в каком виде и т.д.

Ответив на эти вопросы и настроив статистику и аналитику, у вас прежде всего, будет прекрасный источник информации для:

• принятия решений 
• планирования
• корректировки существующих рабочих процессов

На основе полученных данных, вы сможете:

• выявить слабые и сильные звенья своей организации
• оптимизировать численность персонала
• спланировать мероприятия для локализации или устранения выявленных проблемных зон.

Вот вам пример из жизни. Очень часто, когда задаешь вопрос о личных расходах, многие с уверенностью утверждают, что несомненно знают размер своих трат.

Но когда ради эксперимента начинают вести записи, то спустя месяц с удивлением обнаруживают, что оказывается понятия не имели о немалых суммах расходов на то, что раньше для них казалось сущей мелочью. 

Думаю, многие себя узнали в этом примере. Я тоже в свое время попался на удочку «все знания», но потом понял, что статистика расходов вещь иногда неприятная, но отрезвляющая.

Как только вы начнете пользоваться статистическими данными в своей работе, вы увидите, что это не только полезно, но и порой бывает увлекательно.

Примеры применения статистики

С помощью статистики, в результате, мне удалось снизить численность персонала в одном из производственных подразделений предприятия на 15%, с 54х человек до 46ти.

А это ни много ни мало 286 000 рублей расходов на оплату труда в месяц и 3 432 000 рублей в год соответственно.

Кроме того надо заметить, что снижение численности персонала, никак не повлияло на качество и объем выполняемой работы

Алгоритм вычислений, в этом случае несложный.

Прежде всего, берете ежедневный объем работы и делите на количество работников, получаете результат на одного рабочего. 

После чего включаете:

• здравый смысл
• логику
• математику
• хронометраж рабочего времени

и в результате вычисляете, какой реально объем работы в заданный период может выполнить сотрудник. 

Такой параметр как «здравый смысл», указанный выше, безусловно является абстрактным понятием.

Однако, если не витать в облаках и не идеализировать, а воспринимать реальность, как она есть, это и будет тем самым здравым смыслом.

В конечном счете, когда понимание на основании перечисленных инструментов будет достигнуто, вы увидите, есть ли у вас лишние или нужны еще сотрудники.

После чего смело объявляете дневную норму выработки и решаете вопрос с лишними или недостающими кадрами.

Несомненно, статистика и анализ бизнес-процессов, может показать различные результаты, в том числе и нехватку персонала.

С другой стороны, когда необходимо было установить реальную потребность в персонале, статистические данные, показали нехватку сотрудников на исследуемом участке. 

В этом случае, не имея возможности увеличить численность персонала, из за ограниченности ФОТ, пришлось пойти на снижение нормы выработки.

Таким образом, план по выработке пришел в соответствие с возможностями подразделения его выполнить. 

Статистика бизнес-процессов и её инструменты

Статистика в бизнес-процессах, подразумевает такие показатели как:

• количественные
• качественные 
• временные
• стоимостные

И статистика по этим показателям, возможна только при наличии зафиксированных данных. На основе простых измышлений или ощущений, она в принципе не возможна, в силу свойства мозга все приукрашивать или впадать в уныние.

Все зависит от того, что мы ожидаем, в ту «степь» мозг нас и потянет.

Для того, чтобы увидеть статистику, необходима база данных, на основании которой, можно сделать выборку. А так же проанализировать эффективность того или иного бизнес-процесса.

Данные могут быть зафиксированы при помощи двух носителей:

• письменного 
• электронного (специализированной программы для бизнес-процессов)

Инструментами статистики, является любой источник зафиксированной информации, например:

• всевозможные журналы учета (регистрация документов, табель рабочего времени и т.д.) 
• записные книжки
• блокноты
• служебные записки
• финансовые документы
• документы, организующие производственный процесс (например, наряд-задание)

несомненно, это не полный перечень и его можно продолжить

На поиск и выборку необходимой информации, в письменных носителях, как правило требуется немалое количество времени. И причина этому то, что необходимо все выбирать вручную.

Несомненным преимуществом электронного носителя перед письменным, безусловно является возможность быстрого поиска данных и фильтрации информации по необходимым параметрам.

Примером разницы скорости получения данных, может служить элементарный отчет по проделанной работе, за прошедшие сутки.

В случае бумажных данных, отчет поступает руководителю в письменном виде. А перед этим, ответственному сотруднику необходимо затратить время на формирование такого отчета.

По сравнению с письменным отчетом, получить отчет в специализированной программе, руководителю можно напрямую из электронной системы. И для этого достаточно одной минуты. 

Плюсы ведь очевидны:

• сотрудникам прежде всего, не нужно тратить время на составление отчета
• сокращается время от формирования отчета, до принятия решений
• в процессе формирования отчета в системе, руководитель может применить различные параметры выборки. В случае с бумажным отчетом, это сделать невозможно.

Пример программы

Пример такой специализированной программы, система управления организацией Overport.

Программа позволяет вести различные журналы и реестры в электронном виде. Следовательно, при этом не нужны ни блокноты, ни служебные записки. 

Система фильтров поиска необходимой информации, помогает найти статистические данные, затрачивая минимум времени.

Система доступна при этом, 24 часа в сутки, что позволяет работать удаленно.

Статистика и анализ бизнес-процессов с Overport, это безусловно качественный скачек в понимании происходящего в организации.