Задачи, для чего мы их ставим, стили постановки.

Все мы ставим задачи, себе, родным, сотрудникам. Без постановки задач и их выполнения, по сути, невозможно ничего добиться. Следовательно, необходимость постановки задач продиктована самой жизнью.

Что же такое постановка задач? 

Постановка задач-это действие, прежде всего направленное на разрешение возникших вопросов. Включает описательную часть, разъясняющую к какому результату должно привести исполнение и время, за которое необходимо достичь результата.

Иногда добавляется разъяснение исполнителю, какие у него для этого есть ресурсы.

Каждый руководитель знает на своем опыте, что сотрудники бывают разные.

Некоторым достаточно в общих чертах объяснить, что от них требуется и в какие сроки. В результате, они уже понимают куда бежать и что делать.

Безусловно за такими, контроль нужен минимальный.

Но есть и такие, которым необходимо растолковать все подробно. Поэтому в процессе исполнения, нужно постоянно держать руку на пульсе, чтобы в результате чего не так вышло. 

Отдельное внимание конечно же стоит уделить срокам. Несомненно, при определении сроков исполнения всегда необходимо учитывать ряд параметров:

• компетенция сотрудника
• его загруженность
• наличие у него необходимых ресурсов для выполнения задачи

Не приняв во внимание эти факторы, в результате, однозначно будет сбой. Либо при выполнении текущей задачи, либо при выполнении ранее поставленных. 

Не зависимо от уровня понимания и исполнительности сотрудников, прежде всего очевидна одна простая вещь:

без четкой постановки и контроля исполнения задач, вам в результате не решить вопросов, стоящих перед компанией. 

Стили постановки и контроля исполнения задач:

Бестолковый

Формулирование — сумбурное описание чего хочет руководитель. При этом нередко в описательной части, начало противоречит окончанию. 

Контроль — отсутствует вовсе. Поскольку сам поставивший задачу, не до конца понимает какой конкретно результат хочет получить.                                                        

Используемые инструменты — при таком стиле постановки задач, ни специальные программы, ни записи в блокнотах не используются.

А если и используются, то результат, конечно, в силу наличия контроля повышается, но не существенно.

Результат — соответственно при таком стиле, стремится к нулю. 

Толковый

Формулирование — прежде всего четкое, с описанием цели, определением сроков исполнения. 

Контроль — для этой цели применяется промежуточный контроль исполнения, с необходимыми корректировками. Чаще всего для этого используются тематические совещания, устные запросы, телефонные звонки, служебные записки.

Используемые инструменты — как правило руководство и сотрудники пользуются записями в блокнотах. 

Результат — соответственно при этом стиле достаточно высок, существенно приближен к 100%. Однако в долгосрочной перспективе, сбоев при этом методе хватает:

• сотрудник запишет задачу, ровно так, как ее понял
• блокнот может быть утерян, забыт
• инструменты промежуточного контроля не всегда эффективны
• тратится много времени на вопрос-ответ при промежуточном контроле

И это все, влияет на скорость и качество исполнения. 

Системный

Формулирование — прежде всего четкое, с описанием цели, определением сроков исполнения.  

Контроль — однозначно применяется промежуточный контроль исполнения, с необходимыми корректировками. 

Используемые инструменты — в том числе, для этого есть специализированные программы, позволяющие контролировать ход исполнения. При этом напоминая всем участникам о поставленной задаче и сроках. 

Результат — при таком стиле стремиться к 100%, поскольку:

• нет информационного искажения. Существует единая карточка задачи в системе, к которой имеют доступ все исполнители
• время, затрачиваемое на вопрос-ответ минимальное
• нет необходимости тратить время на промежуточные совещания

Несомненный плюс такого стиля — экономия рабочего времени. Так как программа позволяет вести онлайн диалог в рамках задачи, а не собираться каждый раз всем на совещания. 

Что дает постановка задач и контроль?

Перечень возможностей:

• решение вопросов организации
• дисциплину сотрудников
• понимание перспектив
• удовлетворенность завершенными процессами
• динамику развития

В конечном счете, этот список у каждого может быть свой, в зависимости от целей, масштаба амбиций и стремления к результату.

Примечательно, что единожды ощутив вкус удовлетворенности выполненным заданием, вам безусловно захочется повторить. Это ведь прекрасно, когда планы компании реализуются и она развивается.

Проанализируйте свой стиль

Попробуйте оценить свой стиль постановки задач и, если он в конечном счете далек от системного, предлагаю вам провести эксперимент.

Перейдите на системный стиль постановки задач и контроль, хотя бы на три месяца. Потом сравните какой объем работы благодаря этому был выполнен и за то же время при прежнем стиле. 

Я уверен, что результаты вас приятно удивят. 

И да, вы же ничем не рискуете, с другой стороны, не подойдет новый метод, вы всегда сможете вернуться к прежнему.

С программой Overport, у вас в конечном счете, всегда будет системный подход постановки задач!