
Задачи, для чего мы их ставим, стили постановки.
Все мы ставим задачи, себе, родным, сотрудникам. Без постановки задач и их выполнения, по сути, невозможно ничего добиться. Следовательно, необходимость постановки задач продиктована самой жизнью.
Что же такое постановка задач?
Постановка задач-это действие, прежде всего направленное на разрешение возникших вопросов. Включает описательную часть, разъясняющую к какому результату должно привести исполнение и время, за которое необходимо достичь результата.
Иногда добавляется разъяснение исполнителю, какие у него для этого есть ресурсы.
Каждый руководитель знает на своем опыте, что сотрудники бывают разные.
Некоторым достаточно в общих чертах объяснить, что от них требуется и в какие сроки. В результате, они уже понимают куда бежать и что делать.
Безусловно за такими, контроль нужен минимальный.
Но есть и такие, которым необходимо растолковать все подробно. Поэтому в процессе исполнения, нужно постоянно держать руку на пульсе, чтобы в результате чего не так вышло.
Отдельное внимание конечно же стоит уделить срокам. Несомненно, при определении сроков исполнения всегда необходимо учитывать ряд параметров:
- компетенция сотрудника
- его загруженность
- наличие у него необходимых ресурсов для выполнения задачи
Не приняв во внимание эти факторы, в результате, однозначно будет сбой. Либо при выполнении текущей задачи, либо при выполнении ранее поставленных.
Не зависимо от уровня понимания и исполнительности сотрудников, прежде всего очевидна одна простая вещь:
без четкой постановки и контроля исполнения задач, вам в результате не решить вопросов, стоящих перед компанией.
Стили постановки и контроля исполнения задач:
Бестолковый

Формулирование — сумбурное описание чего хочет руководитель. При этом нередко в описательной части, начало противоречит окончанию.
Контроль — отсутствует вовсе. Поскольку сам поставивший задачу, не до конца понимает какой конкретно результат хочет получить.
Используемые инструменты — при таком стиле постановки задач, ни специальные программы, ни записи в блокнотах не используются.
А если и используются, то результат, конечно, в силу наличия контроля повышается, но не существенно.
Результат — соответственно при таком стиле, стремится к нулю.
Толковый

Формулирование — прежде всего четкое, с описанием цели, определением сроков исполнения.
Контроль — для этой цели применяется промежуточный контроль исполнения, с необходимыми корректировками. Чаще всего для этого используются тематические совещания, устные запросы, телефонные звонки, служебные записки.
Используемые инструменты — как правило руководство и сотрудники пользуются записями в блокнотах.
Результат — соответственно при этом стиле достаточно высок, существенно приближен к 100%. Однако в долгосрочной перспективе, сбоев при этом методе хватает:
- сотрудник запишет задачу, ровно так, как ее понял
- блокнот может быть утерян, забыт
- инструменты промежуточного контроля не всегда эффективны
- тратится много времени на вопрос-ответ при промежуточном контроле
И это все, влияет на скорость и качество исполнения.
Системный

Формулирование — прежде всего четкое, с описанием цели, определением сроков исполнения.
Контроль — однозначно применяется промежуточный контроль исполнения, с необходимыми корректировками.
Используемые инструменты — в том числе, для этого есть специализированные программы, позволяющие контролировать ход исполнения. При этом напоминая всем участникам о поставленной задаче и сроках.
Результат — при таком стиле стремиться к 100%, поскольку:
- нет информационного искажения. Существует единая карточка задачи в системе, к которой имеют доступ все исполнители
- время, затрачиваемое на вопрос-ответ минимальное
- нет необходимости тратить время на промежуточные совещания
Несомненный плюс такого стиля — экономия рабочего времени. Так как программа позволяет вести онлайн диалог в рамках задачи, а не собираться каждый раз всем на совещания.
Что дает постановка задач и контроль?
Перечень возможностей:
- решение вопросов организации
- дисциплину сотрудников
- понимание перспектив
- удовлетворенность завершенными процессами
- динамику развития
В конечном счете, этот список у каждого может быть свой, в зависимости от целей, масштаба амбиций и стремления к результату.
Примечательно, что единожды ощутив вкус удовлетворенности выполненным заданием, вам безусловно захочется повторить. Это ведь прекрасно, когда планы компании реализуются и она развивается.
Проанализируйте свой стиль
Попробуйте оценить свой стиль постановки задач и, если он в конечном счете далек от системного, предлагаю вам провести эксперимент.
Перейдите на системный стиль постановки задач и контроль, хотя бы на три месяца. Потом сравните какой объем работы благодаря этому был выполнен и за то же время при прежнем стиле.
Я уверен, что результаты вас приятно удивят.
И да, вы же ничем не рискуете, с другой стороны, не подойдет новый метод, вы всегда сможете вернуться к прежнему.
С программой Overport, у вас в конечном счете, всегда будет системный подход постановки задач!
Вам также может понравиться

Бизнес, рассуждения про базовые принципы.
03.12.2019
Система управления организацией
11.05.2020
2 комментария
Александра
Тёзка, все картинки на обложках едут и получаются обрезанными.
Нен знаю, может, только у меня)
Я бы примеры регламентов привела или для скачивания открыла.
Можно привести примеры эффективного и неэффективного планирования и постановки задач.
Хочется больше конкретики.
Для малого бизнеса это вообще реанимационная статья.
admin
Спасибо за объективность, приму на вооружение))